Prof. Jirásek: Manažer a sekretářka

sekretarkaPrvní co vám padne do oka v americkém podniku, bývá sekretářka před dveřmi svého šéfa. Hlásí návštěvy, vyřizuje vzkazy, vede administrativu, dohlíží na kalendář. U nás k tomu sekretářka vyžaduje vlastní místnost. Už o to jsou náklady podniku vyšší.

Šikovná sekretářka (jen výjimečně se v podnicích shledáme s mužem sekretářem, a to nejčastěji ve velkých podnicích, kde sekretariát je několikačlenný útvar) vnese do šéfovy práce řád, kombinuje práce, rozděluje jejich části, připomíná čas, nepřehání kávu a přípitky, má věci na dosah, dbá na soustavu a úhlednost atd. Osobnost šéfa a sekretářky vytváří jednu z hybných sil podniku.

V době, kdy jsem byl generálním ředitelem, bylo Brno proslulé dvěma epochálními sekretářkami a my jsme se jezdili za nimi učit. Neměly k dispozici nic zvláštního, co by si jiné nemohly pořídit, avšak byly spjaty s prací podniku, přidávaly k ní logiku, šetrnost, hbitost, součinnost, paměť… Sekretářka v brněnském Výzkumném ústavu elektrických strojů (tehdy ještě točivých) byla vzorem promyšlenosti a důslednosti práce, a co uvážlivě slíbila, na to bylo možno se bezpečně spolehnout. Celý ústav se tím vyznačoval, byl dělný, vynalézavý (přijížděl pro mne prvním elektrickým vozem) a zároveň jednoduchý – nemuselo se mnoho psát, dané slovo platilo. I v případu, že se něco nepovedlo, nezapíralo se.

Předchůdce Světového ekonomického fóra uspořádal v Itálii poradu asi dvou set odborníků o podnicích. Celý sbor obsluhovala jedna německá sekretářka. Všechno bylo vyřízeno včas, úhledně, s vlídným úsměvem. Všem to imponovalo. Požádal jsem ji, zda by nemohla přijet do Prahy řekněme na tři dny a předvést naším sekretářkám své profesní umění. V Praze nikdy nebyla, sjednala si týden. Když se vybalila a zařídila si pokoj, bylo na podlaze deset párů bot. Našim sekretářkám to neuniklo: „Kdybyste nás platili, jako platí ji, taky bychom předvedly dokonalou práci“. Nemylte se, i kdybychom platili dokonce více, její profesionalita jenom na tom nezáleží. Peníze přijdou nikoli před výkonností, ale až za profesionalitou. Německá profesionálka pracovala s naší technikou, poučila přitom naše spolupracující sekretářky, podávala násobný výkon. Nemuseli jsme nic platit, dali jsme jí naši nejlepší sekretářku jako průvodkyni a vůz s řidičem. Praha ji nadchla. Něco z toho, co předvedla, se u nás ujalo.

Rozebírali jsme pojem sekretářské profesionality a našli jsme souvislost se sblížením sekretářky a podniku, v podstatě s tendencí ke ztotožnění sekretářky s tím, co je posláním podniku. Závěrem bylo navození snahy přeměňovat sekretářku v asistentku. Každá se na to nehodila, ale většina projevila zájem i schopnosti. (Ponejvíce měly střední školu.)

Rozpočítali jsme školení na dva roky. Vysvětlili jsme, co děláme a jaké máme úmysly. Vedoucí odborů představili svou práci a pracovníky. Značnou práci představovala příprava informaci, zpráv a literatury (v některých směrech jsme se mohli souměřit internacionálně). Největší zájem byl věnován statistice, výpočtu statistických hodnot a jejich zobrazení. Náležitě jsme se věnovali součinnosti, bezpečnosti, ekonomice, sociologii, ekologii, etice, vždy se vztahem k našemu poslání i praxi. Museli jsme se vyjadřovat prostěji, proto jsme věnovali čas vysvětlování a rozpravě. Měli jsme na zřeteli také vnější vztah, propagaci a vzhled toho, co od nás vychází jako náš produkt. Podporovali jsme i zdokonalování alespoň v jednom cizím jazyku, nejčastěji angličtině a němčině. Po zhodnocení můžeme říci, že jeden utvářel druhého a práce se pohnula skoro jakýmsi skokem.

Na exponovaném vedoucím místě vydrží manažer nejvýše deset, dvacet let. Konkurenční prostředí vyžaduje nepřetržitou pozornost, hodnocení, starost o budoucnost, činorodost. Chodívá z práce pozdě, bývá unavený až vyčerpaný. Pak nabídne svému nástupci sekretářku s kultivovanou schopností a v dobrém zdraví (pokud ten už nepřichází s vlastní sekretářkou).

Manažer a sekretářka jsou spolu často den za dnem, od rána do večera. Stálý styk v práci vyvolává určitou důvěrnost, a ta se může přeměnit tu a tam v milostný vztah. Někdy starší manažer se ožení s mladší sekretářkou. Když se pracovní soudržnost skončí, též vztah se může rozpoutat…

Vztah manažera a sekretářky nebo asistentky vyžaduje tedy zvláštní péči v souboru „human resouce management“ (personalistice).

 

profesor Ing. Jaroslav A. Jirásek, DrSc.
Čestný děkan CMC Graduate School of Business
Profesor mezinárodního strategického řízení
Člen Inženýrské akademie při AV ČR
Čestný člen Svazu průmyslu a dopravy
Čestný člen České manažerské asociace
Čestný člen Českého komitétu pro vědecké řízení